SMARTPORT – DIGITALISIERUNG HILFT DER HAFENWIRTSCHAFT IN DER COVID-KRISE

26.07.2020 / Kommentar von Dr. Sebastian Saxe „The Interface Society (ThIS!)“

Das smartPORT-System der HPA: Erfahrungen, wie digitale Instrumente bei Innovationen in der Hafenwirtschaft und auch in der Hamburger Wirtschaft zur Bewältigung der COVID-19-Krise beitragen

Schon früh hat die Hamburg Port Authority mit ihrer Digitalisierungsstrategie gezeigt, wie modernste digitale Intelligenz einen reibungslosen und effizienten Betrieb sicherstellt. Mit der smartPORT-Philosophie forciert die HPA  nachhaltiges wirtschaftliches Wachstum und den bestmöglichen Nutzen für seine Kunden und die Menschen in Hamburg unter Minimierung der Umwelteinflüsse. Davon profitiert in der Krise der gesamte Hafen.

Der Hamburger Hafen, als Knotenpunkt von Land- und Seeverkehr mit zahlreichen Beschäftigten für Warenaustausch, Dienstleistungen und Ideen, blickt auf eine lange Geschichte zurück, in der viele Unternehmen traditionell wie zukünftig die Vorteile des weltweiten Wirtschaftsnetzwerks und die damit verbundenen logistischen Prozesse nutzen. Die Erfahrungen der vergangenen Jahrhunderte bilden das feste Fundament, auf dem Hamburg einen Leuchtturm für die Zukunft baut. Stadt und Hafen gehen in Hamburg eine einzigartige Symbiose ein. Der Hamburger Hafen ist räumlich in die Freie und Hansestadt eingebettet. Eine Steigerung der Umschlagszahlen lässt sich deshalb nicht über eine räumliche Erweiterung, sondern nur durch eine Effizienzsteigerung erreichen.

Die Verantwortlichen der Hamburg Port Authority (HPA) verfolgten bereits kurz nach der Jahrtausendwende die Vision, den Hafen mittels Innovationen in das Digitale Zeitalter zu führen. Ein großes Transformationsprojekt sollte die gesamte Supply-Chain der Waren vom Ausgangs- bis zum Zielort modernisieren – und das hieß bereits damals: die Prozesse digital zu optimieren.

Ab dem Jahre 2009 hat der neu berufene CIO eine an den Unternehmenszielen ausgerichtete Digitalstrategie entwickelt, um darauf aufbauend die IT-Infrastruktur grundlegend zu erneuern und Standards für die digitale Dokumentation in Prozess-Landkarten zu definieren und entsprechende Applikationen aufzubauen. Wenige Jahre später wurde ein weiterer Meilenstein erreicht: Die Ausrichtung der Welthafenkonferenz 2015 war der Anlass, Projekte und Prototypen vorzustellen, die den Beginn des smartPORT-Programms kennzeichnen.

Das smartPORT-Programm hat die digitale Kultur auf allen hierarchischen Ebenen und über alle Funktionsbereiche von Hafen und Stadt hinweg strategisch gefördert. Um die Digitale Transformation – Prozesse, operative IT und Innovationen (Stichwort: bimodale IT) – voranzutreiben, initiierte die HPA während der Welthafenkonferenz über 20 Einzelprojekte, die sowohl technologisch als auch fachlich voneinander abhängig waren.

Durch die Gründung des Stabsbereichs CDO, einer Organisationseinheit für Digitalisierung, direkt beim CEO angebunden, hat die HPA die Erfolge des smartPORT-Programms verstetigt und bis heute weiter ausgebaut. Um entsprechend dem Ansatz der bimodalen IT parallel zum operativen Geschäft auch Innovationen einführen zu können, verfährt die HPA nach dem „Keimzellen-Prinzip“: Neue Technologien werden durch kleine Prozesseinheiten in einzelnen Fachbereichen getestet und dann in der ganzen Organisation ausgerollt, um ihre disruptive Wirkung entfalten zu können. „Digitale Lotsen“ binden frühzeitig die jeweiligen Fachbereiche ein, um Einführungszeiten zu verkürzen. Dieser Fundus an Erfahrungen an Methoden und digitalen Werkzeugen ist am Beispiel der HPA beschrieben, können aber als generalistischer Weg für jene Unternehmen in der Hafenwirtschaft bzw. Hamburger Wirtschaft, die sich ebenfalls früh mit dem Thema Digitalisierung  beschäftigt haben.

Das  angesammelte Wissen über digitale Instrumente der HPA ist stetig gewachsen und bildet heute eine hilfreiche Basis zur Bewältigung der COVID-19-Krise. Digitalisierung ermöglicht uns, in diesen Ausnahmezeiten die Wirtschaft am Laufen zu halten. Durch die bereits frühzeitige Einführung von modernsten cloudbasierten Kollaborationstools, konnte der Schwenk vom Büroalltag auf Home-Office mit wenig Anlaufschwierigkeiten vollzogen werden.

Unser Leben wird sich durch COVID-19 weiter verändern – „the new normal“ eben. Gezwungenermaßen gehen Menschen auf Abstand. Die durch die „soziale Distanzierung“ beförderte Digitalisierung bringt für Unternehmen aber auch Chancen: z.B. (1) E-Learning als wichtiger Baustein von Bildungskonzepten statt dauerhaft voller Klassen in der Schule, (2) kontaktlose Bezahlsysteme statt Bargeld, (3) Pflegeroboter statt überlastetes Klinikpersonal. Diese drei bewusst nicht aus der Hafenwirtschaft stammenden Beispiele zeigen, dass diverse Anbieter geeigneter digitaler Lösungen in Hamburg wie in ganz Deutschland interessante Möglichkeiten haben, zu prosperieren.

Die HPA bietet aufgrund der Erfahrungen und dem Wissen aus dem smartPORT-Programm, Lösungsansätze und Strategien, wie die Digitalisierung in Zeiten von COVID-19 die Wirtschaft  stärken kann. Ausgehend von der HPA können diese Ansätze von der Hafenwirtschaft auf die Wirtschaft der Stadt bzw. die deutsche Wirtschaft transferiert werden. Zudem wird gezeigt, dass Digitalisierung und Automatisierung einen möglichen Weg aus der Krise bieten können.

Als Mitglied im stadtweiten Katastrophenstab für Sturmfluten im Hamburger Hafen besitzt die HPA Erfahrungen in der Entwicklung und Bewältigung von Krisen, speziellen Ereignissen und deren Management. Analogiebetrachtungen zu diesen Erfahrungen können zu der nachfolgenden Ansicht führen: Auf die Ausnahmesituation und die bisherigen Phasen wirtschaftlichen Abschwungs wird nach dem „Sieg über COVID-19“ ein Aufwärtstrend folgen. Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Dauer und das Ausmaß der aktuellen Ausnahmesituation durch COVID-19 allerdings nicht einschätzbar, denn die Lage formt sich täglich neu. Demzufolge müssen Unternehmen im Hamburger Hafen auch unter den aktuellen Rahmenbedingungen handeln sowie eine Brücke zwischen sich veränderndem Angebot und Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen bauen. Die Fähigkeit, auf Basis von unvollständigen Informationen, mit Agilität und Resillienz, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die zeitnahe Umsetzung der richtigen Maßnahmen zu veranlassen, werden dabei wesentliche Erfolgsfaktoren für die Hafenunternehmen, sowie allgemein für alle wirtschaftlichen Unternehmen sein.

In der Tat ist es so, dass die COVID-19 Krise im Hinblick auf die wirtschaftlichen Auswirkungen, den Globalisierungsgrad und die Intensität mit anderen Krisen nur schwer zu vergleichen ist. Betrachtet man die vier üblichen Phasen des Krisenmanagements aus der Theorie (vgl. Abb.1 und Abb.2), so gibt es in jeder Phase einer Krise Herausforderungen und Aufgaben zu lösen, um wirtschaftlich erfolgreich zu bleiben und damit den Fortbestand der Unternehmen im Hafen, der Stadt oder unserem Land zu gewährleisten.

Der Betroffenheitsgrad eines Unternehmens im Hafen von den COVID-19- Folgen hängt allerdings auch von externen Faktoren ab. Zum Beispiel werden Wertschöpfungsketten von vielen Hafenunternehmen extrem von Maßnahmen der Bundesregierung, der Branche des Unternehmens und weiteren Eskalationsstufen der gegenwertigen Situation beeinflusst.

Aber auch für die Steuerung durch die Krise sind weitere Faktoren relevant:
Sowohl die vorab getroffenen Vorbereitungen auf potenzielle Risikoszenarien (z.B. die Nutzung innovativer Technologien zur fortlaufenden Kollaboration wie Video-Konferenz-Technologie oder clooudbasierten Kollaborationsplattformen) als auch die von Unternehmen getroffenen Entscheidungen auf sich verändernde Rahmenbedingungen während der COVID-19 Krise (z.B. Home-Office statt Präsenz am Arbeitsplatz), haben in den vergangenen sowie kommenden Monaten starken Einfluss auf die Performance der Mitarbeiter. Unabhängig davon, wie sich ein Unternehmen in den vergangenen Monaten und Jahren auf potenzielle Krisensituation vorbereitet hat, kommt es jetzt   darauf an, schnell die richtigen Maßnahmen bei COVID-19 zu treffen. Die nachfolgenden Ziele haben dabei die höchste Priorität:

Die Maßnahmen sind sofort, ohne eine entsprechende Vorbereitungszeit, zu treffen. Dieses stellt die eigentliche Herausforderung für die Hafenunternehmen und andere Unternehmen dar. Daher kann die schnelle Umsetzung der Maßnahmen zur Erreichung der o.g  sechs Prioritätsziele zu einer existenziellen Aufgabe werden. Dies wird insbesondere vor dem Hintergrund der sich stetig ändernden Rahmenbedingungen deutlich, beispielsweise bei der HPA durch neue Maßnahmen des Senates (Telearbeit und Home-Office, Einschränkung von Versammlungsfreiheit). Aber auch vor dem Hintergrund der Komplexität von Organisationen (vgl. bspw. das Organigramm der HPA) ist die Zielerreichung innerhalb der nächsten Wochen und Monate ungleich schwerer. Digitale Werkzeuge zur Krisenbewältigung können hierbei zum entscheidenden Erfolgsfaktor werden.

Neben der Umsetzung naheliegender Maßnahmen zur Digitalisierung (wie z.B. die Einrichtung von Remote-Zugängen für die performante Heimarbeit) hat sich bei der HPA gezeigt, dass primär der Einsatz datengetriebener Werkzeuge zielgerichtet Sinn ergibt. Im Folgenden werden, hergeleitet aus den Erfahrungen der HPA, die wichtigsten Werkzeuge beschrieben, die bei der Bewältigung der Corona-Krise Hilfe leisten können.

Dimension 1:  Management der Kunden und die Kommunikation mit ihnen

Bei der HPA haben wir im Umgang mit der Corona-Krise gelernt, dass digitale Werkzeuge für den Kontakt zum Kunden und zur öffentlichen Kommunikation einen ausschlaggebenden Beitrag leisten. Mit der zielgerichteten Digitalisierung ist es problemlos möglich, unsere Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Beschäftigten über Onlinekanäle aufrechtzuerhalten. In Zeiten, in denen sich das Kundenverhalten verändert, sich die Nachfrage rückläufig entwickelt und sich die Situation ständig wandelt, ist der Bedarf an Informationen bei den Kunden und Zielgruppen besonders hoch. Deshalb werden virtuelle Kanäle gerade jetzt stark beansprucht und gelangen zum Teil an ihre Kapzitätsgrenzen. Die Beschäftigung mit der Corona-Krise bei der HPA, hat zu folgenden digitalen Werkzeugen geführt, die dabei helfen, eine erfolgreiche Kundenkommunikation zu erreichen:

  • Schnelle Beantwortung von Kunden-Auskunftsanliegen via E-Mail, Website, Call Center, Chatboots, etc.
  • Erkennung neuer Kundenbedürfnisse zur Produkt- und Serviceportfolioanpassung mittels Analytics und KI
  • Identifikation und Fokusierung auf die erfolgskritischen Kunden z.B. mit Churn Analysen
  • Klassifizierung und Beantwortung von Kundenanfragen mittels KI

 

Dimension 2: Management von Teilketten der Supply Chain

In der maritimen Wirtschaft können Teilketten der Supply Chain durch Digitalisierung unterstützt werden. Durch die Schließung von Grenzen, durch Stopps der Produktion und Verzögerungen beim Liefervorgang sind Teilketten der Supply Chain in der Corona-Krise besonders gefährdet. Darüber hinaus ist die eigene Produktion aufgrund eines möglichen Ausfalls von Dienstleistern und Lieferanten in Gefahr. Ferner verlagert sich gerade zur gleichen Zeit die Nachfrage von stationärem Handel auf Onlinekanäle. Die Herausforderungen der Unternehmen besteht darin, zeitnah auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren und ihre Planung und Maßnahmen laufend zu aktualisieren. Dabei können die nachfolgenden Werkzeuge der Digitalisierung helfen:

  • Digital gestützte, permanente Anpassung der Produktionsplanung
  • Ausfallrisikominimierung durch automatisiertes Identifizieren von Ersatzprodukten/-werkstoffen
  • Erweiterte Überwachung von Teilketten der Supply Chain und automatisierte Meldungen sowie Einleitung von Maßnahmen
  • Analyse von Szenarien bezüglich der Nachfrage und der Kapazitäten und rechnergestützte Modifikation von Lieferketten und Wegen
  • Externe Datenquellen nutzen, um frühzeitig Trendwendungen bei Angebot und Nachfrage aufzudecken

 

Dimension 3: Gewährleistung der Liquidität

Eine der größten Herausforderungen für mittelständische Unternehmen der maritimen Wirtschaft ist die Sicherung der Liquidität. Diese Unternehmen sind gefordert, ihre Finanzplanung an die aktuelle Situation anzupassen und Ausfallrisiken zu minimieren. Zur Sicherung der Liquidität können folgende digitale Werkzeuge beitragen:

  • KI-unterstützte Überwachung der Zahlungsziele und des Mahnwesens
  • KI-unterstützte, permanente Risikobewertung von Dienstleistern
  • KI-unterstützter Aufbau aktueller Umsatz-Vorhersagen für Investoren und Dienstleistern
  • Finanzielle Planung gestützt durch szenarienbasierte Simulationen und Analytics
  • Überwachung der Liquidität und des Working-Capital in hochfrequenter Form

 

Dimension 4: Aufrechterhaltung der Hauptgeschäftsprozesse

Zur Sicherstellung der Wertschöpfungskette ist es in Corona-Zeiten elementar, für die Aufrechterhaltung kritischer Geschäftsprozesse zu sorgen. Das setzt aber voraus, dass kritische Prozesse herauskristallisiert und verstärkt überwacht werden. Die Volatilität des aktuellen Umfeldes erzwingt laufend zeitnahe Reaktionen und Anpassungen. In der frühen Phase sind hier mögliche Kapazitätsengpässe zu identifizieren und bereits im Vorfeld zu vermeiden. Dies gilt sowohl für die personellen Ressourcen als auch für die Rohstoffe. Um die kritischen Unternehmensprozesse am Laufen zu halten, müssen Mittel richtig umverteilt werden. Zur Bewältigung dieser Challenges sind mögliche digitale Werkzeuge:

  • Ausweitung des Produkt- und Service-Portfolios mit Hilfe von digitalen Geschäftsmodellen
  • Minimierung von Kapazitätsengpässen mittels Automatisierung manueller, sich ständig wiederholender Abläufe mittels Robotics Process Automation, Chatbots und ähnlichen Technologien (KI, OCR, ML)
  • Verbesserte Reaktionszeiten durch automatisierte Maßnahmensetzung
  • Automatisierte Monitoring kritischer Prozesse (zum Beispiel: Kapazitäten bei IT-Ressourcen, Cyber-Bedrohungen)

 

Dimension 5: Situations-Analyse und Lagebeschreibung

Werkzeuge der Digitalisierung können zur Beschaffung von Informationen und zur Situationsanalyse beitragen. Die aktuellen Rahmenbedingungen ändern sich täglich. Maßnahmen der Bundesregierung (Anordnungen und Regularien) sowie Grenzschließungen wirken sich massiv auf unsere Wirtschaft aus. Der Anpassungsbedarf ist enorm, der Zeitdruck groß, weshalb oft Daten und Kennzahlen zur Steuerung und Überwachung der Notfallmaßnahmen fehlen. Mögliche digitale Werkzeuge, die helfen können, sind:

  • Modellierung und Simulation von Planungsszenarien (Personaltableau mit Skillengpässen, Rohstoffengpässe, Ausfälle in der Produktion, etc.)
  • Nutzung externer Daten zur Überwachung aller aktuellen Änderungen sowie deren Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse
  • Zur Steuerung automatisierte Erfassung wesentlicher Kennzahlen
  • Zentrale Zusammenführung von (Echtzeit-) Informationen in interaktiven Dashboards zur Entscheidungsfindung und Maßnahmensetzung

 

Dimension 6: Schutz der Beschäftigten

In Deutschlang gilt, dass der Schutz und die Gesundheit der Beschäftigten eines Unternehmens absolute Priorität haben. Trotzdem müssen Unternehmen in der Lage sein, ihre Wertschöpfungsprozesse aufrecht zu erhalten. Dieses Vorhaben wird durch diverse Faktoren erschwert, wie bspw. krankheitsbedingter Ausfall von Beschäftigten, Betreuungsverpflichtungen oder Mangel an Home-Office-Möglichkeiten mit leistungsstarken Remote-Zugängen. Systemkritische Beschäftigte müssen dabei besonders geschützt werden. Folgende digitalen Werkzeuge könnten dabei helfen:

  • Information und Kommunikation zur aktuellen Situation über digitale Kanäle unternehmensweit und zentral gesteuert
  • Sicherung/Transfer von systemischen Wissen zum Fortbestand des Unternehmens (z.B. durch ein Wissensmanagement)
  • Identifikation systemkritischer Beschäftigter und Monitoring von deren Verfügbarkeiten
  • Assessment und Ausbau digitaler Infrastrukturen (z.B. Bandbreite für Remote Working)
  • Reduktion manueller und interaktionsstarker Prozessschritte durch Digitalisierung und Prozessautomatisierung
  • Datengegebene Unterstützung bei Personalplanung und Einsatzsteuerung
  • Operationalisierung neuer Hygieneprozesse und deren Monitoring in digitaler Form

Bei der Betrachtung der sechs Dimensionen ist zu konstatieren, dass IT-Megatrends wie KI, Smart Data oder cloudbasierte Kollaborationsplattformen ein situationsgerechtes Handeln von Unternehmen, Behörden und Mitarbeitern in systemkritischen Berufen massiv unterstützen können. Schon heute sind moderne Technologien aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Technologie wird zunehmend zum Differentiator von Unternehmen oder ganzen Ökosystemen wie Häfen. Die Relevanz, schnellstmöglich die richtigen Trends zu implementieren und damit sinnstiftende Mehrwerte zu schaffen, hat sich durch die COVID-Krise nochmals deutlich erhöht. Trotz weiter zunehmender liquiditätsengpässe sind Investitionen in die Digitalisierung und Innovationsfähigkeit von Institutionen zur Erschließung neuer Geschäftsfelder essentieller denn je geworden. Lassen Sie uns gemeinsam und aktiv die richtige Zukunft gestalten, die das Arbeiten und Leben smarter und lebenswerter macht.

Autor dieses Artikels ist Dr. Sebastian Saxe, Chief Digital Officer der Hamburg Port Authority sowie der Behörde für Wirtschaft und Innovation in Hamburg.